En todo proyecto, los emprendedores deben estar en capacidad
de describir en detalles las diferentes etapas de su proceso operativo.
El plan de operaciones contiene el diseño de la estructura y
la implementación de todos los procesos que nos permitirán producir el producto
y servicio, y llevarlo a nuestro cliente. Por ello, debe explicar todos los
puntos técnicos y organizativos que nos permitirán llevar nuestra producción de
la forma más eficaz y eficiente.
Crear un buen plan de operaciones será imprescindible si
queremos crear una empresa en la que tengamos que producir un producto, ya que
nos permitirá reducir los costes empresariales mejorar al máximo el servicio
que podemos ofrecer a nuestros clientes en términos de rapidez.
Muchos emprendedores tienden a descuidar el seguimiento y
análisis de las diferentes etapas del plan de producción. Sin embargo, si de
obtener la mayor cantidad de beneficios posible y ofrecer un producto de gran
calidad se trata, debemos mimar cada una de las fases por las que pasa un
producto desde que las materias primas entran en el centro de trabajo hasta que
finalmente sale para ir hacia el cliente.
En primer lugar, en el plan de producción debes describir y
detallar a nivel técnico el producto. Es decir, especificar sus
características básicas, la funcionalidad que tendrá, así como el modo de
empleo.
Por ello, para comenzar con buen pie el plan de operaciones,
detalla los siguientes elementos:
Recursos materiales. ¿Qué materias primas y cuánta cantidad
de las mismas necesitarás para desarrollar la producción del producto?
Recursos humanos. Aquí deberás reflejar la cantidad de
personal necesaria, así como su grado de implicación a lo largo del plan de
producción.
Desglose de cada una de las etapas por las que pasa el
producto. Por ejemplo: corte, zona de lijado, zona de pintura, zona de montaje,
etc.
Planes de control de calidad. ¿Qué medidas de control y
revisión adoptarás? Deben quedar reflejadas en el plan de operaciones, para
evitar cualquier desviación o error.
Un organigrama también conocido como diagrama de organizativo o gráfico de jerarquía, es un esquema que se utiliza para organizar una empresa, actividad o entidad. Del mismo modo, se puede utilizar para poder nombrar la representación gráfica de las operaciones que se llevan a cabo en un determinado proceso industrial e informático.
Permite analizar la estructura interna y mostrar la información de la empresa representada, ofreciendo datos importantes sobre las características en términos generales de la misma. Dentro de este formato gráfico, se incluyen los nombres de las personas de cada departamento y su relación jerárquica dentro de la entidad.
¿Cómo hacer un organigrama?
Se trata de un esquema gráfico, relacionado con la estructura organizada de una empresa y su relación con los diversos departamentos que la integran. Por medio de este esquema se pueden definir los diferentes niveles de jerarquía y los canales correspondientes para lograr mantener una comunicación interna adecuada.
Para realizarlo con eficacia, para que se adapte correctamente a las necesidades de la empresa, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
- -Es imprescindible que el organigrama facilite toda la información con respecto a las relaciones y funciones de cada uno de los integrantes, por lo tanto, se debe reflejar claramente en el gráfico, la relación que existe entre los departamentos y del mismo modo determinar el desempeño de cada participante.
- -Se debe elaborar un esquema que represente un presente actualizado y del mismo modo se enfoque en el futuro, dejando claro los estudios de cómo será la proyección de la institución.
- -En el momento que se realice el diseño, es importante tener la guía de los archivos institucionales, de todos los empleados, la relación que existe entre los departamentos y por supuesto la labor que desempeña cada integrante de la institución.
Tipos de organigrama
Organigrama funcional
Se trata, por tanto, de una representación gráfica de la organización de una entidad configurada sobre la base de las distintas funciones de la misma. Por ello, también se denomina organigrama de funciones u organigrama de silo
En este tipo de organigrama, existe una división por departamentos o funciones, al frente de cada uno de los cuales existe un responsable. La comunicación fluye en esta organización desde los responsables de cada función o departamento o hacia abajo.
En las empresas en que existe un organigrama funcional, los empleados suelen tener funciones bien definidas. Esto facilita la determinación de responsabilidades.
Como desventajas del organigrama funcional, puede señalarse que suele tratarse de empresas poco flexibles, en las que existe una gran especialización, lo que implica salarios más altos, pero también, trabajos repetitivos. Por otro lado, cada departamento o función constituye un ente en sí mismo, por lo que, en ocasiones, las relaciones entre departamentos o funciones no son fluidas.
Ventajas
-Homogéneos. - Los empleados se agrupan por sus habilidades comunes
-Claro. - Los roles están muy definidos, lo que facilita identificar responsabilidades
-Trabajo único. - Se evita el trabajo duplicado
Desventajas:
-Monótono. - Con frecuencia el trabajo es repetitivo
-Costoso. - La especialización de los trabajadores suele acarrear sueldos más altos
-Rígido. – Es un sistema de organización poco flexible a los cambios
Organigrama de una empresa matricial
La organización matricial es una estructura empresarial en la cual los empleados participan en proyectos puntuales sin dejar de atender sus funciones. Se usan canales duales: por un lado, la jerarquía principal; y por otro, los programas específicos.
Generalmente esos programas o portafolios representan los servicios que ofrece una empresa. Una vez definida la necesidad del cliente y el servicio, la empresa inicia un proyecto en el cual forma un equipo multidisciplinario con personal de departamentos diferentes para su realización.
Una organización de este tipo mantiene la estructura de su nómina de empleados agrupados por funciones como en los organigramas tradicionales, pero también está preparada para adaptarse a los cambios y demandas del mercado para satisfacerlos mucho más rápido.
En otras palabras, ofrece las ventajas de la flexibilidad y mayor seguridad en el control individual de los proyectos para su culminación satisfactoria, y también ofrece oportunidades de desarrollo y ascenso dentro de la organización.
Esta práctica promueve la delegación de responsabilidades, la colaboración y comunicación interdepartamental, el compartir de recursos y destrezas, y un ambiente de trabajo dinámico.
La organización matricial tomó popularidad después de 1970 para adaptar las operaciones de producción de las empresas a una respuesta más rápida a los clientes.
Las compañías que tomaban esta decisión solían mantener esta estructura interna en secreto para evitar posibles inestabilidades financieras, tanto por la crítica corporativa conservadora como por la copia de su modelo estructural por la competencia.
En toda empresa sin importar su tamaño, las áreas funcionales están conformadas por sus actividades mas importantes. Por lo general existen al menos cinco áreas que son: Dirección, Administración, Mercado y Ventas, Producción, Contabilidad y Finanzas
Dirección General: Conforman los dueños o accionistas de una empresa . Es considerado la cabeza de la organización, Se encarga de establecer la política empresarial (Misión, Visión, Corporativos, Objetivos, Metas)
Área de Administración: Hace función y opera a la empresa, encargándose de adquirir productos y materia prima para la producción motiva a sus empleados. También posee funciones que son: Establecer objetivos, Organizar, Motivar y comunicar, Medir, Desarrollar a su gente y a el mismo.
Área de mercado y ventas: Se encarga de la publicidad y promoción de la empresa y gestionar las ventas de los productos y servicios.
Procesos del Área de mercado y ventas: Tiene como finalidad analizar factores que influyen al mercado para crear lo que el consumidor quiere, desea o necesita.
La gestión de estas relaciones se puede desarrollar desde una doble percepción:
-Estratégica: Identifica, analiza y evalúa el mercado su atracción y evaluación así como segmentación actuales y potenciales que lo integran
-Operacional: Diseña, ejecuta y controla las actuaciones que permiten desarrollar el Plan de Marketing-mix, compuestos por 4 variables: Plaza, Precio, Producto, Promoción.
Área de producción: Se encarga de la elaboración de productos o servicios ademas de concordia compras de productos y adecuar instalaciones para el funcionamiento
Comprende 4 fases:
-Planificación
-Programación
-Operación
.Control
Área de contabilidad y finanzas: Administra los recursos financieros es decir elabora balansas y estados de perdidas y ganancias y posee 3 funciones primarias:
Sin duda alguna el refrán que dicen ¨lo que no se anuncia, no se vende¨ tiene mucho significados mas aun si nuestro interés es el das a conocer nuestro producto o servicio de la mejor manera posible
Para no perder el enfoque general de nuestro emprendimiento, veamos donde se ubica un plan Comercial, un plan de negocios, es la reunión de otros varios planes mas específicos que cubren todas las áreas de un negocio. En nuestro caso, el Plan de Ventas nace como resultado de las acciones que se decidan efectuar en el Plan Comercial Dependiendo del sector, compañía y ciclo de vida del producto o servicios que estemos abordando, algunos aspectos del esquema que se propone a continuación serán muchos relevantes que otros Plan Comercial Es una parte del Plan de Negocios de una empresa y en ella se concreta los objetivos de ventas y se especifican de que forma se conseguirán cuantificandolos en un presupuesto Objetivo del Plan comercial.- lograr un equilibrio, entre lo que suponemos demorada el mercado y lo que podemos ofertar. Todo desbalance entre la oferta y la demanda producirá: faltante de producto o exceso de inventario Contenido del Plan comercial: el éxito se planificara y el plan comercial sera parte de ese camino al éxito. Nuestro Plan Comercial deberá contener las siguientes partes: 1)Análisis de la situación interna -Situación actual de la compañía: Para ello puedes ayudarte de la primea parte del FODA -¿Que ofrecemos al mercado?: ¿Cuales son nuestros productos y servicios? ¿Que necesidades satisfacemos? -Clientes actuales y potenciales:Describir detalladamente: área geográfica, nivel social, cultural, económico, etc. 2)Análisis de la situación externa -Describir la situación externa actual: Para ello retomamos la segunda parte del FODA, describiendo ahora las amenazas y oportunidades. -Situacion actual del entorno y mercado: El mercado ¿crece o decrece?, nuevas oportunidades, nuevas tendencias, que se esta demandado, necesidades no cubiertas. -Compètencia: Principales competidores, precios de venta, elementos diferenciados, etc. 3) Objetivos y planificacion: Definicion de objetivos, cuantitativos, cualitativos, venta por zona, vendedores. 4) Definicion del publico objetivo: Describir detalladamente, nuestra nueva definición de target de cliente. 5) Estrategia comercial: ¿Cual sera la estrategia comercial que vamos a adoptar? Nueva políticas de precios de descuentos. 6) Plan de accion- cronograma: Descripción de las acciones en función de un periodo de tiempo, responsables, seguimiento.
7) Herramientas y recursos: Describir las herramientas y recursos que vas a necesitar para llevar a cabo el plan comercial . ¿Como hacer un buen plan de publicidad?
El plan publicitario describe cómo poner la estrategia en práctica.
Las propuestas creativas en el plan publicitario describen los mensajes importantes que cada anuncio transmitirá y las técnicas utilizadas para llamar la atención y comunicar el mensaje claramente.
PASOS PARA CREAR UN PLAN DE PUBLICIDAD
Estrategia
Un buen sistema para decidir dónde anunciarte es comprobar en qué medios se publicita tu competencia.
Piensa dónde te anunciarás
El diseño del anuncio es la parte más “divertida” del proceso, pero también la más complicada. Debes conseguir una creatividad que se ajuste a todos los requisitos que has definido anteriormente.
El plan debe de incluir un presupuesto detallado, estableciendo todos los costos para la campaña e indicando cuándo se harán los gastos.
Si estás pensando en promocionar tu producto o servicio a través de una campaña de publicidad en medios impresos, has elegido un buen momento para hacerlo. La mayoría de las revistas y periódicos ya tienen listos sus paquetes para el próximo año y es hora de sentarse a conversar con sus ejecutivos de ventas.
Presupuesto
En función de la complejidad de la campaña, puede que te salga a cuenta contratar a una agencia para que la gestione, en lugar de ocuparte de todos los detalles.
Revisión
Estudia bien los medios
El público al que te diriges y el presupuesto del que dispones determinarán en buena parte dónde te anunciarás: prensa, radio, televisión, Internet
Una vez hayas decidido en qué medios vas a anunciarte, deberás elegir un formato adecuado a tus objetivos y a tu presupuesto.
Un plan publicitario y una estrategia publicitaria proporcionan el marco para que los pequeños negocios y sus agencias de publicidad desarrollen, revisen y midan la efectividad de las campañas publicitarias en línea con los objetivos de publicidad y mercadotecnia.
El plan publicitario, o plan de publicidad obedece a la Plan de Marketing o estrategia de mercadeo y es la solución a la difusión de la campaña, es decir, la respuesta a la necesidad de llegar al público objetivo y lograr que éste reciba el mensaje del anunciante
El plan publicitario establece los medios para la campaña, con detalles de la audiencia objetivo, el número de anuncios y su costo.
Además de definir el presupuesto, tendrás que pensar cómo medirás los resultados de la inversión que realices.
No incluyas en tu plan de publicidad a ningún medio que no pueda aportar datos fiables de audiencia, difusión, tirada, perfil del público, etc.
